Políticas de tratamiento de datos

RESPONSABLE DEL DATO:

NOMBRE: COLMENARES & COLMENARES ABOGADOS SAS

NIT:901012623-9

DOMICILIO: Avenida 0 No 11-30 Oficina 225 I.

Correo electrónico.  gerente@colmenaresabogados.com

Fecha entrada en Vigencia: 26 de septiembre de 2016.

Actualización: enero 3 de 2023

 

GENERALIDADES

Que mediante la Ley 1581 de 2012 se expidió el Régimen General de Protección de Datos Personales, el cual, de conformidad con su artículo 1°, tiene por objeto “(…) desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma”.

Que en su artículo 3° define los siguientes conceptos:

“a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

1. b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
2. c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
3. d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
4. e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
5. f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
6. g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión”.

Que el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 crea el Registro Nacional de Bases de Datos, el cual se define como el directorio público de las bases de datos personales sujetas a Tratamiento que operan en el país, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y de libre consulta para los ciudadanos.

Que el parágrafo del citado artículo 25 dispone que el Gobierno Nacional reglamentará la información mínima que debe contener el registro, así como los términos y condiciones de inscripción a los que estarán sujetos los Responsables del Tratamiento.

Que la Corte Constitucional, mediante Sentencia C-748 de 2011, declaró la constitucionalidad condicionada del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, para lo cual precisó que el Registro Nacional de Bases de Datos “debe permitir a cualquier persona determinar quién está haciendo tratamiento de sus datos personales para de esa forma garantizar que la persona pueda tener un control efectivo sobre sus datos personales al poder conocer clara y certeramente en qué bases se manejan sus datos personales. Por ende, el Gobierno Nacional tendrá en su labor de reglamentación que acudir a los estándares internacionales y a la experiencia de otros Estados en la materia para lograr que la finalidad antes descrita de este registro se cumpla”.

La ley 1581 de 2012, fue reglamentada parcialmente por el Decreto número 1377 de 2013 y por el Decreto 1074 de 2015.

Mediante el Decreto 886 de 2014, se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional.

Que el Registro Nacional de Bases de Datos permitirá cumplir con la obligación legal de dar publicidad a la existencia de bases de datos de carácter personal y servirá de herramienta de supervisión para la efectiva protección de los derechos de los titulares.

Que la Ley 1266 de 2008 “tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales relacionadas con la recolección, tratamiento y circulación de datos personales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política, así como el derecho a la información establecido en el artículo 20 de la Constitución Política, particularmente en relación con la información financiera y crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países”.

Conocidos los fundamentos Constitucionales y legales, la presente política se define de conformidad con la entrada en vigencia de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008 y otras disposiciones que las modifiquen. Por tanto, COLMENARES & COLMENARES ABOGADOS SAS, teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos de carácter personal que le asiste, se permite formular el presente texto en aras de dar efectivo cumplimiento a dicha normatividad y en especial para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje COLMENARES & COLMENARES ABOGADOS SAS.

El derecho al HÁBEAS DATA es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y le garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal. Por consiguiente, COLMENARES & COLMENARES ABOGADOS SAS acoge tales disposiciones teniendo en cuenta que, para el desarrollo de su objeto social, continuamente está recopilando y efectuando diversos tratamientos a bases de datos tanto de clientes, accionistas, proveedores, aliados comerciales y empleados.

COLMENARES & COLMENARES ABOGADOS S.A.S, como empresa encargada y responsable del tratamiento de datos, actuando en concordancia con los principios rectores de legalidad en materia de tratamiento de datos, de finalidad, de libertad, de veracidad o calidad, de transparencia, de acceso y circulación restringida, de seguridad y de confidencialidad, señalados en el artículo 4° de la Ley 1581 de 2012 y sus valores corporativos, ha actualizado sus procesos internos, a fin de dar cumplimiento a la normatividad legal vigente, sobre la protección de datos personales.

Esta medida incide también de manera directa, en el respeto y apoyo a los  Derechos Humanos de primera generación, que corresponden a las Libertades Fundamentales, los cuales consagran que : “Nadie puede ser molestado arbitrariamente en su vida privada, familiar, domicilio o correspondencia..” Además, siendo la excelencia en el servicio la principal razón de ser de esta empresa, velamos en todo momento por la satisfacción y el bienestar integral de nuestros clientes.

En procura de lo anterior, se ha implementado la presente política que desarrolla el tratamiento de los datos personales en poder de COLMENARES & COLMENARES ABOGADOS SAS, acompañada de la definición de los formatos y mecanismos de actualización de datos, que nos permitirá contar con la información precisa y necesaria para ofrecer a nuestros clientes el mejor servicio.

De la misma manera, quedan regulados los deberes de COLMENARES & COLMENARES ABOGADOS SAS y los derechos del titular de los datos recolectados y tratados.

La presente política se redacta en concordancia con la normativa aplicable en materia de protección de datos (Ley 1581 de 2012 y demás normativa de desarrollo) y estarán vigentes desde su firma en medio físico y también se harán saber en la web http://http://colmenaresabogados.com/

El titular al diligenciar los formatos establecidos por COLMENARES & COLMENARES ABOGADOS SAS o ingresar sus datos en medios electrónicos, está aceptando expresamente la presente Política de tratamiento de datos. En caso de duda sobre su vigencia o términos podrá ponerse en contacto con COLMENARES & COLMENARES ABOGADOS SAS al siguiente correo electrónico gerente@colmenaresabogados.com o al teléfono 5755649.

Recolección de datos y finalidades aceptadas

COLMENARES & COLMENARES ABOGADOS SAS es propietaria de la base de datos del programa de relación de clientes, accionistas, proveedores, aliados comerciales y empleados, en la cual van a ser almacenados los siguientes datos: nombre, apellidos, cédula, fecha de nacimiento, nacionalidad, lugar de domicilio, dirección de residencia, ciudad, teléfonos, correo electrónico, dirección IP, nombres de usuario de redes sociales, datos laborales y familiares, antecedentes judiciales, disciplinarios, policivos, penales y fiscales, datos bancarios con el fin de realizarle consignaciones o pagos, información sobre salud ocupacional, seguridad social y riesgos profesionales.

COLMENARES & COLMENARES ABOGADOS SAS recolecta estos datos directamente del cliente a través de los distintos formularios dispuestos tanto en los puntos de venta, como a través de su página Web http://colmenaresabogados.com/ o su correo electrónico gerente@colmenaresabogados.com, con el fin de realizar el tratamiento de los mismos. Por los mismos medios COLMENARES & COLMENARES ABOGADOS SAS puede actualizar los datos contenidos del cliente en su base de datos.

El titular de los datos es libre de decidir si suministra o no información y sobre el tipo de información proporcionada, siendo responsable de su veracidad y autenticidad. De igual forma, podrá autorizar o no el tratamiento de información relacionada con datos sensibles.

El Decreto 1377 de 2013 en su artículo 3°, define los datos sensibles de la siguiente manera: “Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos”.

De acuerdo con el criterio de temporalidad, sus datos no serán almacenados durante un término superior al necesario para los fines en base a los cuales han sido recolectados. COLMENARES & COLMENARES ABOGADOS SAS no tratará datos los cuales no hayan sido previamente autorizados por el titular, salvo datos de naturaleza pública u otros expresamente previstos por la Ley que no requieran autorización. Sin embargo, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

De esta manera, COLMENARES & COLMENARES ABOGADOS SAS queda facultado para eliminar, total o parcialmente, la información del titular en cualquier momento, sin necesidad de consentimiento expreso.

Con el objetivo de salvaguardar la seguridad del titular, o en caso de que los datos se obtengan mediante grabaciones en las instalaciones de la empresa, estos pueden servir como prueba ante una autoridad judicial o administrativa. Por esta razón, COLMENARES & COLMENARES ABOGADOS SAS da a conocer de este control a las personas que ingresan a las instalaciones a través de avisos o carteles ubicados de manera que puedan ser visualizados con facilidad.

 

También hará uso de los datos recolectados para defensa de los derechos de los clientes, de la firma y de los sitios web para prevenir el fraude y detección de delitos informáticos.

 

COLMENARES & COLMENARES ABOGADOS SAS garantiza que todos estos datos han sido recolectados de manera acorde con la legislación vigente en materia de Protección de Datos, sin que tenga en su poder datos de carácter personal obtenidos de manera fraudulenta y se compromete a guardar copia de la autorización otorgada por el titular.

 

Queda garantizado que COLMENARES & COLMENARES ABOGADOS SAS tomará las medidas razonables para mantener un nivel adecuado de seguridad que permita que los datos de sus clientes sean tratados con la mayor confidencialidad posible y bajo medidas pertinentes para evitar cualquier sustracción, robo, pérdida o deterioro. Por ello, la empresa deberá informar a la Superintendencia de Industria y Comercio en caso de posibles violaciones a estos mecanismos, los cuales puedan exponer la información suministrada por el titular.

Bajo ninguna circunstancia COLMENARES & COLMENARES ABOGADOS SAS realizará tratamiento de datos personales con fines de comercialización.

En el evento de que la empresa haga modificaciones en la presente política respecto del tratamiento de datos y demás información, se le hará saber al titular vía correo electrónico o en la página web antes o a partir de que empiece a regir la nueva política.

Los datos de nuestros clientes son recolectados para las siguientes finalidades, las cuales el cliente acepta expresamente con su consentimiento:

1. Confirmar citas, proveer servicios y solicitar información.
2. Contactarlos para dar solución a sus reclamos y quejas.
3. Recomendarles a otros proveedores de servicios para los servicios que necesitan y que COLMENARES & COLMENARES ABOGADOS SAS no ofrece.
4. Gestionar el envío de bienes y servicios al cliente por parte de COLMENARES & COLMENARES ABOGADOS SAS y/o sus proveedores a través de correo electrónico, mensajes de texto, Whatsapp o medios físicos.
5. Gestionar el envío de ofertas comerciales y publicaciones de los productos y servicios de COLMENARES & COLMENARES ABOGADOS SAS y/o sus proveedores y mantenerle informado de nuestros eventos publicitarios a través de correo electrónico, mensajes de texto, Whatsapp o medios físicos. Por evento publicitario se entienden aquellas actividades desplegadas por COLMENARES & COLMENARES ABOGADOS SAS, sus proveedores y aliados estratégicos con el fin de incentivar las ventas de sus productos y servicios y las visitas a sus establecimientos o actividades que se programen fuera de los mismos. Por ende, se permite a nuestros clientes la participación en los eventos promocionales de nuestro calendario comercial.
6. Hacer seguimiento a las inquietudes, sugerencias e inconformidades de nuestros clientes a través de encuestas para mejorar nuestro servicio.
7. Utilizar ciertos datos personales con otros suministrados y con los de terceros con fines estadísticos.
8. Dar información a personas naturales o jurídicas contratadas o empleadas por COLMENARES & COLMENARES ABOGADOS SAS para desarrollar funciones en su beneficio.
9. Validación de los datos entregados.
10. Para fines tributarios.

 

Transferencia, comunicación y cesión de datos

El cliente está autorizando expresamente a COLMENARES & COLMENARES ABOGADOS SAS a cualquier acto de comunicación, cesión, transmisión o transferencia de sus datos (incluyendo los datos sentibles) tanto dentro como fuera del territorio de Colombia, a aliados estratégicos con los cuales COLMENARES & COLMENARES ABOGADOS SAS tenga suscritos acuerdos comerciales sometidos a las directrices marcadas por las presentes políticas y condiciones de tratamiento, con el objetivo de poder llevar a cabo las finalidades marcadas en la presente política y, así mismo, puedan hacer llegar al cliente ofertas, mensajes y promociones publicitarias de sus productos y servicios por cualquier medio elegido.

El artículo 3 del Decreto 1377 de 2013 explica los conceptos de transmisión y de transferencia, así:

“4. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

5. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable”.

Para el caso de transferencia de datos fuera del territorio nacional, siempre se observarán las limitaciones, condiciones y procedimientos establecidos en la ley 1581 de 2012 y en su normativa de desarrollo, así como las instrucciones que al respecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio o la entidad que regule la materia.

Igualmente, se podrá suministrar información personal a las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial o en cualquier otro caso permitido expresamente por la normativa vigente, como más adelante se destacarán.

Propiedad intelectual

Es importante precisar que los formatos, contratos, logos, signos distintivos, los sitios web y los demás documentos que sean de conocimiento del titular, son de propiedad de la empresa y se encuentran protegidos por las normas de propiedad intelectual. Por ende, no podrán ser objeto de explotación, reproducción, distribución, modificación, comunicación pública, cesión o transformación. El simple acceso a los mencionados documentos no le concede derechos a los usuarios ni titularidad sobre los derechos de propiedad intelectual de COLMENARES & COLMENARES ABOGADOS SAS.

Tratamiento de datos de menores de edad

Al respecto, el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013 indica:

“Artículo 12. Requisitos especiales para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes. El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el presente decreto”.

 

Derechos del cliente: Consulta, acceso, rectificación, supresión.

El cliente tendrá derecho a conocer, corregir, actualizar, rectificar o suprimir cualquier dato parcial, incompleto, fraccionado, falso, que induzca a error, o recolectado sin la debida autorización en el menor tiempo posible, de tal manera que satisfaga las finalidades del tratamiento.

Asimismo, podrá solicitar prueba de la autorización otorgada a COLMENARES & COLMENARES ABOGADOS SAS para recolectar y tratar datos personales o solicitar su revocatoria.

Por otro lado, el cliente tendrá derecho a oponerse en cualquier momento a que sus datos sean tratados.

El titular de los datos personales, o persona habilitada por él mediante poder notarial o autorización firmada, podrá ejercer sus derechos de acceso y consulta de toda la información personal contenida en nuestras bases de datos y su tratamiento, así como a realizar cualquier reclamo con el fin de corregir, actualizar, cancelar o suprimir cualquier dato personal o advertir un presunto incumplimiento de la legislación vigente en materia de Protección de Datos mediante el envío de e-mail a la dirección gerente@colmenaresabogados.com, a través de cualquier punto de venta de COLMENARES & COLMENARES ABOGADOS SAS.

En la petición dirigida por el cliente a COLMENARES & COLMENARES ABOGADOS SAS tendrá que constar los datos identificativos del cliente, la dirección electrónica y teléfonos de contacto, la descripción de los hechos que dan lugar a la petición de consulta o reclamo, documentos en los que quiera hacer valer su petición y firma del solicitante. Se requerirá al cliente para que subsane las faltas de las que adolezca su petición dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción, en caso de no constar los requisitos necesarios. Pasados dos (2) meses desde el requerimiento de subsanación sin que el solicitante proceda a atender la subsanación, se dará por desistido de su petición.

La respuesta a la petición planteada por el cliente se pondrá a su disposición por el mismo medio o medios utilizados para realizar la consulta o reclamo. Esto es, se procederá a enviar e-mail, en caso de que el cliente haya utilizado este medio, o se pondrá a disposición del cliente en el punto de venta en el cual cursó su petición para su recogida. Se implementarán mecanismos de validación de la identidad del solicitante y una vez hecha esta verificación, si la empresa encuentra que no se acreditó la misma, procederá a rechazar la solicitud. La respuesta estará a disposición del cliente en el plazo máximo de quince (15) días hábiles en caso de petición de consulta y acceso, o veinte (20) en caso de reclamo con el fin de corregir, actualizar, cancelar o suprimir cualquier dato. En caso de que exista imposibilidad para atender el requerimiento del cliente en el plazo estipulado, se informará a éste de los motivos por los cuales no se puede proceder a resolver la petición y de una nueva fecha, la cual no podrá exceder de ocho (8) días hábiles.

El cliente tiene el derecho de elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio si, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo a COLMENARES & COLMENARES ABOGADOS SAS, no ha resuelto la petición o se ha resuelto incumpliendo con la normativa vigente.

CASOS EN LOS CUALES COLMENARES & COLMENARES ABOGADOS SAS NO REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS QUE TENGA EN SU PODER 

1. Cuando la información sea solicitada a la compañía por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no están protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.
3. Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobados.
4. En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.
5. Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que ésta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

 

A QUIENES SE LES PUEDE ENTREGAR INFORMACIÓN POR PARTE DE COLMENARES & COLMENARES ABOGADOS SAS SIN NECESIDAD DE CONTAR CON AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

1. A los titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten a COLMENARES & COLMENARES ABOGADOS SAS.
2. A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún requerimiento a la compañía para que le sea entregada la información.
3. A los terceros que sean autorizados por alguna ley de la república de Colombia.
4. A los terceros a los que el Titular del dato autorice expresamente entregar la información y cuya autorización sea entregada a COLMENARES & COLMENARES ABOGADOS SAS.